TITULOS QUE DAN MÉRITO A UNA INSCRIPCIÓN REGISTRAL

 

Estimados curiosos:

Cuando se oye la palabra “título” un abogado debe evaluar casi en forma inmediata, cual es el contexto en el cual se ha expresado la misma, a fin de poder darle la debida acepción, y no ocasionar interpretaciones que no corresponden a lo que se quiso decir.

1.- Según el Diccionario de la lengua española de la Real Academia Española (RAE), la palabra título tiene múltiples acepciones que van desde la denominación de una obra hasta un documento legal o grado académico.

Nombre de una obra: Nombre dado a un libro, película, escrito o a una de sus partes.

Grado académico o profesional: Documento que acredita un nivel de estudios o la habilitación para ejercer una profesión.

Dignidad nobiliaria: Categoría o denominación nobiliaria (como conde o marqués), o el documento que la acredita.

Documento legal o jurídico: Demostración o fundamento jurídico de un derecho, una obligación o la propiedad de un bien.

Fuente legal original de la que se desprende la existencia de facultades respecto de alguien en relación a alguien o algo. 

Parte de una ley: Cada una de las divisiones principales de un texto legal, código o reglamento.

Valor comercial: Documento que representa un valor financiero o parte de la deuda pública.

 

2.- Como podemos apreciar las acepciones que tiene la palabra título van desde lo conceptual, facultad, hasta, entre otros, el documento que acredita o prueba tal facultad, título documental.

 

3.- Como no escapa a nuestro conocimiento, el Sistema Registral Peruano, permite la publicidad de actos o hechos de relevancia para el discurrir de la vida de las personas.

 

4.- Al ser ello así, resulta de particular importancia el establecer legalmente, en forma ordenada, cuáles son los actos, hechos o circunstancia que son inscribibles.

 

5.- De otro lado, el Sistema Registral también regula la forma que debe tener el documento que representa un acto o hecho registrable, y que se presenta ante los Registros Públicos para publicitar tal acto o hecho, con la finalidad de que se publicite con certeza de autor, que actúa por sí mismo o en representación de alguien, y acto realizado.

 

II.- Título constituído por instrumento público

6.- Nuestro Sistema Registral, permite que el documento que contiene el acto o hecho, cuya publicidad se solicita a los Registros Públicos, a lo cual le denomina título registral, debe ser un instrumento o documento público, y por excepción legal por otro tipo de documento.

“Código Civil

Artículo 2010.- Título que da mérito a la inscripción

La inscripción se hace en virtud de título que conste en instrumento público, salvo disposición contraria.”

 

7.- Tal disposición legal dio origen a normas legales de menor rango, que disponen en igual sentido.

a.- TUO del Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado por Resolución 126-2012-SUNARP-SN.

TÍTULO PRELIMINAR

III. PRINCIPIO DE ROGACIÓN Y DE TITULACIÓN AUTÉNTICA*

III.1 El procedimiento registral de inscripción se desarrolla a solicitud del interesado, mediante la presentación del título en el que se sustenta el petitorio.

TÍTULO II

TÍTULOS

Artículo 9.- Traslado o copias de instrumentos públicos

9.1 Cuando las inscripciones se realicen en mérito a instrumentos públicos, solo podrán fundarse en traslados o copias certificadas expedidas por el Notario o funcionario autorizado de la institución que conserve en su poder la matriz, salvo disposición en contrario.

Artículo 10-A.- Formalidad del título inscribible que contiene la decisión arbitral

En el arbitraje institucional o ad hoc deberá presentar el laudo arbitral protocolizado. Para tal efecto la parte notarial estará conformada por el acta, el laudo, el convenio arbitral y la constancia de la notificación a que se refiere el artículo 59 del Decreto Legislativo No. 1071, norma que regula el Arbitraje.

Artículo 11.- Inscripción de actos o derechos otorgados en el extranjero

Pueden realizarse inscripciones en virtud de documentos otorgados en el extranjero, siempre que contengan actos o derechos inscribibles conforme a la ley peruana. Se presentarán en idioma español o traducidos a éste, legalizados conforme a las normas sobre la materia.”

 

8.- Como puede apreciarse, no todos los documentos públicos tienen la calidad documental suficiente para posibilitar una inscripción registral.

 

9.- El TUO del Reglamento General de Inscripción dispone que cuando las inscripciones se realicen en mérito a instrumentos públicos, solo podrán fundarse en traslados o copias certificadas expedidas por el Notario o funcionario autorizado de la institución que conserve en su poder la matriz, salvo disposición en contrario.

 

10.- Un oficio de una entidad estatal, no obstante ser documento público al haber sido emitido por funcionario público, no tiene mérito para posibilitar una inscripción. Sin embargo, una Resolución administrativa que crea estado, si tiene mérito de inscripción, como la tiene una disposición judicial, una escritura pública, un laudo arbitral.  

 

11.- Bueno, pero entonces que es un traslado? La expresión traslado proviene del latín translatus que quiere decir llevado de un lugar a otro. La Reina Isabel La Católica al promulgar la Pragmática de Alcalá en 1503, dispuso que los notarios guardaban el original y emitían “traslados” de estos.

 

12.- Esa es la razón histórica por la cuál en la actualidad, en el Decreto Legislativo del Notariado, el número 1049, cuando se hace referencia a transcripciones de escrituras públicas, en el artículo 86, se hace referencia a la expedición de traslados.

 

13.- Los traslados notariales son los testimonios, que es una transcripción íntegra del instrumento público, artículo 83; la boleta resumen íntegro o parcial de la escritura pública, artículo 84; y el parte, que es una transcripción íntegra del instrumento público notarial, en papel de seguridad especial, dirigida a un registrador Público, que contine los actos o hechos materia de inscripción registral, artículo 85.

 

14.- No debemos olvidar el artículo 235 del Código Procesal Civil, en cuento dispone que la copia certificada del original emitida por notario público, tiene el mismo valor que el original:

“Artículo 235.- Documento público

Es documento público:

1.- El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones;

2.- La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia; y

3.- Todo aquel al que las leyes especiales le otorguen dicha condición.

La copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificada por auxiliar jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario, según corresponda.

 

15.- En cuanto a decisiones emanadas de autoridad administrativa, las resoluciones que contienen las mismas, si son actos inscribibles, se inscriben por el mérito de las copias certificadas que contienen tales decisiones.

 

16.-   En igual sentido podemos pronunciarnos en cuanto a las decisiones judiciales concierne.

 

III.- Título constituído por documento privado

17.- El TUO del Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado por Resolución 126-2012-SUNARP-SN, regula lo siguiente:

“TÍTULO PRELIMINAR

III. PRINCIPIO DE ROGACIÓN Y DE TITULACIÓN AUTÉNTICA*

III.1 El procedimiento registral de inscripción se desarrolla a solicitud del interesado, mediante la presentación del título en el que se sustenta el petitorio.

TÍTULO II

TÍTULOS

Artículo 10.- Formalidad de los instrumentos privados

Cuando por disposición expresa se permita que la inscripción se efectúe en mérito de documentos privados, se debe presentar:

a) Tratándose de documentos, el documento original con la respectiva intervención notarial conforme a la ley de la materia, salvo disposición legal que establezca formalidad distinta.”

 

18.- Siendo que sólo por expresa excepción legal también pueden inscribirse hechos o actos que constan en documentos privados, cuales son aquellos documentos privados que tienen calidad para generar una inscripción registral?.

 

19.- Los documentos privados que tienen la calidad documental para generar asientos registrales, en la medida que la legislación lo permita, son fundamentalmente dos:

a.- Documentos privados originales.

b.- Copias certificadas de documentos privados.

Documentos privados originales

20.- Como se ha señalado existen actos que, para tener acceso a la vida registral, no sólo deben constar en soporte papel, documento privado, sinó que dicho documento original es el que se debe presentar para posibilitar su publicidad mediante la inscripción registral.

21.- En efecto, este procedimiento de presentación del documento original, está desarrollado para agilizar la publicidad de determinado tipo de actos, que usualmente están vinculados a múltiples operaciones de mutuo bancario. Aunque también pueden ser usados en actividades de la misma naturaleza entre particulares.

22.- El TUO del Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado por Resolución 126-2012-SUNARP-SN dispone lo siguiente:

“Artículo 10.- Formalidad de los instrumentos privados

Cuando por disposición expresa se permita que la inscripción se efectúe en mérito de documentos privados, se debe presentar:

a.- Tratándose de documentos, el documento original con la respectiva intervención notarial conforme a la ley de la materia, salvo disposición legal que establezca formalidad distinta.”

 

23.- Es decir, cuando la ley especial permite la inscripción de actos y que para ello es suficiente la presentación de documentos privados, debe tenerse en cuenta lo establecido en la ley pertinente en cuanto a la intervención notarial.

 

24.- Un ejemplo que se debe tener en cuenta es el relacionado con la constitución de garantías mobiliarias. De acuerdo con lo prescrito en la Decreto Legislativo 1400, Ley de Garantías Mobiliarias, y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo No. 243-2019-EF, en su artículo 5 establece que la Garantía Mobiliaria se constituye por cualquier medio escrito, no es requisito para su constitución la inscripción registral.

 

25.- La formalidad de constitución de una garantía mobiliaria elegida por las partes, puede ser por escritura pública, documento con certificación de firmas, o documento suscrito con firmas legalizadas, firmas digitales o firmas manuscritas.

 

26.- Asimismo, el artículo 176 de la Ley 26702, Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros, dispone lo siguiente:

“ARTÍCULO 176 BLOQUEO REGISTRAL.

Las empresas del sistema financiero y de seguros pueden hacer uso del bloqueo registral para la inscripción de cualquier acto ante los registros que integran los Registros Públicos, siendo de aplicación, en lo que fuere pertinente, lo dispuesto por el Decreto Ley No. 18278, ampliatorias y modificatorias.

Los contratos que estas empresas celebren con sus clientes, podrán extenderse en documento privado con firma legalizada notarialmente, o ser protocolizado notarialmente, los mismos que serán inscritos sin necesidad de escritura pública en el Registro Público correspondiente, salvo los contratos cuyo valor exceda de cuarenta (40) UITs, en cuyo caso sí es necesaria la escritura pública.”

 

 

Documentos privados Copias certificadas de actas

Sociedades

27.- Resulta imperioso tener en cuenta las siguientes disposiciones genéricas del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado por Resolución 126-2012-SUNARP-SN, para poder entender la exigencia legal documental para la inscripción de determinados actos o hechos.

“Artículo 8.- Requisitos de la inscripción

Las inscripciones se efectuarán sobre la base de los documentos señalados en cada reglamento específico y, en su defecto, por las disposiciones que regulan la inscripción del acto o derecho respectivo.”

 

28.- Estimados curiosos, tal como ya se ha analizado en reflexiones anteriores en este blog, sobre documentos privados y públicos, cuando en el Decreto Legislativo 1049 se hace referencia a los instrumentos públicos extraprotocolares, artículo 26, se prescribe que lo son las actas y demás certificaciones notariales.

 

29.- Y cuando en los artículos 104 y 105 del mismo cuerpo de normas legales, se dispone que el notario expedirá copia certificada que contenga la transcripción literal o de parte pertinente de las actas con indicación de la certificación del libro donde están las actas, los folios donde consta en el acta objeto de la certificación, número de firmas que constan en las actas y otras circunstancia necesarias para dar una idea cabal de su contenido, y que el notario no asume responsabilidad por el contenido del libro, acta, ni firma, identidad, capacidad o representación de quienes firman, lo que se está señalando es que el texto de la certificación  es el instrumento público, el acta original y la copia certificada de la misma siguen siendo privadas.

 

30.- Para entender ello así, debe tenerse presente que el artículo 46 de la Ley General de Sociedades, establece que las copias certificadas de actas que contienen actos registrables, deberán ser certificadas por notario.  

 

31.- Tan cierto es ello, que el Reglamento del Registro de Sociedades, aprobado por Resolución No. 200-2001-SUNARP/SN, establece lo siguiente:

“Artículo 6.- Documentos privados que dan mérito a la inscripción

La inscripción de actos o acuerdos contenidos en actas que no requieran el otorgamiento de escritura pública, se efectuará en mérito a copias certificadas por Notario. Estas serán transcripciones literales de la integridad o de la parte pertinente del acta, mecanografiadas, impresas o fotocopiadas, con indicación de los datos de la legalización del libro u hojas sueltas, folios de los que consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido.

Los actos que constan en documentos especiales, se inscribirán sólo después que hayan sido adheridos o transcritos al libro o a las hojas sueltas correspondientes. Excepcionalmente, se inscribirán cuando, por razones de imposibilidad manifiesta debidamente acreditadas a criterio del Registrador, no resulte posible adherirlos o transcribirlos.”

 

32- Si hubiere alguna duda en relación a si una copia certificada notarial de un acta es un documento público o privado, este artículo despeja toda duda. La copia del acta es documento privado, como lo es el original, y así lo establece el artículo 236 del Código Procesal Civil:

“Artículo 236.- Documento privado

Es el que no tiene las características del documento público. La legalización o certificación de un documento privado no lo convierte en público.”

 

Personas Jurídicas no societarias

33.- El Reglamento de Inscripciones del Registro de Personas Jurídicas No Societarias se aprobó por Resolución de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos No. 038-2013-SUNARP/SN.

 

34.- El mencionado Reglamento dispone lo siguiente:

“TÍTULO PRELIMINAR

Artículo VI.- Título que da mérito a la inscripción

Las inscripciones se realizarán en mérito de instrumentos públicos o en los casos expresamente previstos, en mérito de instrumentos privados con las formalidades correspondientes.”

TÍTULO III

TÍTULOS QUE DAN MÉRITO A LA INSCRIPCIÓN

Artículo 6.- Copia certificada

La inscripción de los nombramientos de órganos o representantes, su renovación, remoción, renuncia, modificación o sustitución, la declaración de vacancia o de suspensión en el cargo; sus poderes y facultades, ampliación, revocación, sustitución, delegación o reasunción de éstos, se efectuará en mérito de copia certificada por notario o, en su defecto por el juez de paz en los casos establecidos por disposiciones legales, del acta que contenga el acto o acuerdo. La copia certificada consistirá en la transcripción literal de la integridad o de la parte pertinente del acta, mecanografiada, impresa o fotocopiada, con la indicación de los datos de la certificación del libro u hojas sueltas, folios de los que consta y donde corren los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido.

Los actos o acuerdos contenidos en actas que consten en hojas simples, se inscribirán siempre que hayan sido adheridos o transcritos al libro o a las hojas sueltas de actas certificadas correspondientes. Excepcionalmente, se inscribirán sin este requisito, en los casos señalados en el artículo 8 de este Reglamento.”

 

Libros societarios

35.- La razón real por la que los acuerdos adoptados por personas jurídicas se presentan para su inscripción en copias certificadas de dichos acuerdos es por que los acuerdos constan en libros societarios, y en ellos aparece todo el historial de decisiones de la persona jurídica.

 

36.- Los libros societarios reúnen la vida de la persona jurídica, y cuando se requiera analizar acuerdos, el lugar de análisis son los libros donde constan las actas de las sesiones de los órganos societarios.

 

37.- Por ello los libros deben ser resguardados por el gerente o administrador de la persona jurídica.

 

Lima, 24 de Agosto del año 2,026

 

Jorge Ernesto Velare Sussoni

       Notario de Lima

DOCUMENTO: PRIVADO Y PUBLICO.

 

Estimados curiosos:

El tema que nos toca tratar en estas líneas, es el relacionado con el documento. Si, estamos refiriéndonos a ese soporte sobre el que se encuentra la representación de algo.

Veamos.

1.- Documento. Definición

1.1.-La palabra documento, proviene del latín docu mentum. Docu se deriva del verbo latino docere, que significa enseñar o instruir, mostrar o hacer saber. De la misma raíz provienen las palabras docencia y docente. -mentum: Subfijo latino que indica resultado, medio o instrumento.

 

1.2.-Podemos decir que en su evolución un documento se inició como "un medio para enseñar", hasta convertirse en un término para referirnos a prueba, testimonio o evidencia escrita sobre un hecho. Un documento es una representación gráfica del pensamiento.

 

1.3.-En forma genérica podemos citar el artículo 225 del Código Civil, en adelante C.C., que dispone lo siguiente:

“Artículo 225.- Acto y documento

No debe confundirse el acto con el documento que sirve para probarlo. Puede subsistir el acto aunque el documento se declare nulo.”

 

1.4.-En el mismo sentido regula el Código Procesal Civil, en adelante C.P.C. artículos 233 y 237.

“Artículo 233.- Documento

Es todo escrito u objeto que sirve para acreditar un hecho.”

“Artículo 237.- Documento y acto

Son distintos el documento y su contenido. Puede subsistir éste, aunque el primero, sea declarado nulo.”

 

1.5.-Como podemos apreciar, usualmente cuando se hace referencia al concepto documento, sólo lo percibimos como soporte, sin percatarnos que éste puede ser un papel escrito o cualquier objeto, y que debemos diferenciar el soporte con el hecho o circunstancia que se acredita a través de ese soporte, en forma escrita u otra forma, v.g. imágenes, dibujos, etc.

1.6.- Si bien, como se ha dicho, en forma genérica no debemos confundir el acto con el documento que sirva para probarlo; y ello, porque prima el principio de la autonomía de la voluntad y, como consecuencia de ello, el de elección del soporte donde se representa dicha manifestación de voluntad.

“Código Civil

Artículo 143.- Libertad de forma

Cuando la ley no designe una forma específica para un acto jurídico, los interesados pueden usar la que juzguen conveniente.”

 

1.7.- No debemos dejar de lado que en el mundo del Derecho existen normas legales imperativas, las que no están sujetas a la discrecionalidad de las personas, que prescriben, en cuanto a determinados tipos de actos, que su existencia ésta condicionada a formalidad específica.

“Código Civil

Artículo 1304.- Formalidad de la transacción

La transacción debe hacerse por escrito, bajo sanción de nulidad, o por petición al juez que conoce el litigio.

Artículo 1624.- Donación por escrito de bienes muebles

Si el valor de los bienes muebles excede el límite fijado en el artículo 1623, la donación se deberá hacer por escrito de fecha cierta, bajo sanción de nulidad.”

 

1.8.- En los casos citados, la forma no sólo es un medio probatorio del acto, el soporte no sólo tiene la representación gráfica de la manifestación de voluntad, la forma constituye la manifestación de voluntad. El incumplimiento de la forma, ocasiona que el acto no exista.

 

1.9.- El artículo 234 del C.P.C. nos permite identificar un conjunto de objetos, soportes con características comunes, que conforman una agrupación específica, que nos permite conceptualizar determinados objetos bajo una misma clase o categoría, criterio o concepto, para los fines de ley.

“Artículo 234.- Clases de documentos

Son documentos los escritos públicos o privados, los impresos, fotocopias, facsímil o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas, microformas tanto en la modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informáticos, y otras reproducciones de audio o video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado.”

 

1.10.- Esta norma legal citada establece qué soportes debemos entender bajo la calificación de documento; es decir, desde donde puede evidenciarse algo, y a través de los cuales se prueba algo.

 

2.- Documentos públicos y privados

2.1.-De la lectura de las primeras palabras del artículo 234 del C.P.C. antes citado, encontramos lo siguiente: “Son documentos los escritos públicos o privados..”, razón por la cual se analizarán ambos tipos. 

 

2.2.- Documentos Públicos

Los criterios que debemos tener en cuenta para calificar un documento como público, los encontramos en el artículo 235 del C.P.C.:

“Artículo 235.- Documento público

Es documento público:

1.- El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones;

2.- La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público, según la ley de la materia; y

3.- Todo aquel al que las leyes especiales le otorguen dicha condición.

La copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificada por auxiliar jurisdiccional respectivo, notario público o fedatario, según corresponda.”

 

2.3- Documentos Privados

En cuanto al documento privado, su definición la podemos encontrar en el artículo 236 del C.P.C, y no está conceptualizada en forma afirmativa o descriptiva, lo hace en forma negativa. 

“Artículo 236.- Documento privado

Es el que no tiene las características del documento público. La legalización o certificación de un documento privado no lo convierte en público.”

 

3.- Naturaleza Jurídica documental

3.1.- La búsqueda de la naturaleza jurídica, siendo un mecanismo de interpretación técnico legal, nos permite determinar cuál es el concepto original desde el cual se derivan todos criterios que informan un grupo normativo específico.

 

3.2.- En consecuencia, en la ley debemos encontrar el derrotero que nos va a conducir hacia el origen jurídico del concepto “documento” y su desarrollo, para con ello entender e individualizar la o las características que nos permitan reconocer, en nuestro caso, la existencia de un documento como público o privado.

 

3.3.-Esa es su naturaleza jurídica, es su origen jurídico, a partir de donde podemos concluir si un documento es público o privado. No debemos confundir su origen fáctico, material, de soporte, con la característica y consideración que se le debe tener a ese soporte material, a partir de su identificación con las características establecidas por ley para ser reconocido como uno u otro tipo de documento; y las consecuencias de tal consideración.

 

3.4.- La característica jurídica única que determina la creación y existencia de un documento como público o privado en la legislación nacional, es la persona que lo crea, que lo otorga. (C.P.C. artículos 235 y 236)

 

3.5.-Documento privado

El legislador ha establecido como criterio para calificar un documento como privado, la técnica de “interpretación en contrario” ó “contrario sensu” del texto legal, por el cual se califica a un documento como público. C.P.C. artículo 236. Es documento privado el que no tiene las características del documento público.

 

3.6.-Documento público

En cuanto al documento público concierne, los criterios para calificar como tal un documento están contenidos en el artículo 235 del C.P.C., el mismo que en sus numerales 1 y 2 disponen que la calidad de documento público la dan las personas que otorgan el documento, funcionario público y notario; y en el numeral 3 se prescribe que son documentos públicos aquellos a los que las leyes otorgan tal condición.

Comenzaremos con lo dispuesto en los numerales 1 y 2.

A.- Creación del documento público por manifestación de voluntad

1- El momento a partir del cual aparece el documento público como tal, es cuando recibe de su otorgante, mediante su firma, la descarga de la fé pública de la cual está imbuido quien ejerce función pública. Tal traslación de función pública con la que actúa el funcionario público o quien ejerce función pública, en todos los actos en los que ejercita la misma, transforman el soporte papel privado en documento público, contenedor de la representación gráfica de algo, y medio probatorio especial de lo que representa.

 

2.- Por ello para calificar un documento como público:

a.- No resulta determinante el objeto del acto que representa el documento o el objeto del documento en sí.

b.- No es determinante la finalidad del acto representado en el documento, o la finalidad o el destino final del documento en sí.

c.- Tampoco es determinante el soporte papel, donde está representada o constan voluntades, circunstancias.

 

3.-Como ejemplo de lo señalado en el numeral precedente,  podemos tomar el supuesto de una minuta, documento privado, que ha sido transcrito con posterioridad en formato de escritura pública, papel especial, pero ésta, la escritura pública, no ha sido firmada por ninguno de los otorgantes de la minuta, o habiendo sido firmada por uno o incluso todos los otorgantes, no ha sido firmada por el notario; en este ejemplo no existe documento público, ya que no existe el traslado de la fé pública de su autor, el notario, al documento.

 

4.- Podemos acaso decir que la minuta sí es documento público por finalidad pero la escritura no lo es porque no ha sido suscrita por el notario? Cuál es la razón por la cual tendríamos que acudir al Poder Judicial el otorgamiento de una escritura pública, si la minuta por finalidad ya es documento público? Si la minuta ya es documento público por finalidad, porqué no se admite como documento público para su inscripción registral, cuando los documentos públicos sí tienen calidad para inscribirse?

 

5.- De otro lado, igual sucede con una Resolución Suprema, o Ministerial, por más que el texto se encuentre extendido en el formato respectivo, si no tiene la firma de un Ministro y la del Presidente de la República, en el caso de la Resolución Suprema, o del Ministro del sector, en el caso de la Resolución Ministerial, no existe expresión de voluntad, no existe disposición alguna, y, por ende, no existe documento público

 

6.- Igual criterio se debe tener cuando un ciudadano solicita algo a la administración pública, y ésta se pronuncia a través de un acto administrativo. Acaso el documento que contiene la solicitud es documento público por finalidad. La respuesta es no. El documento público es el que contiene la decisión, no el que contiene la solicitud de un privado que va a ser materia de análisis y posterior decisión contenida en un documento de naturaleza pública.

 

7.-Del mismo modo, podemos tomar como ejemplo a un proyecto de sentencia o proveído judicial, que no ha sido suscrita por el Magistrado y por el auxiliar jurisdiccional; por más que se encuentre el texto en formato papel y en los archivos de la computadora del Juez como proyecto final, si no está firmada por el Juez, ya que la facultad pública del magistrado la traslada al documento con su firma, este documento sin firma no tiene la calidad de documento público. Sólo es un soporte.

 

8.- En cuanto a un escrito presentado en el Poder Judicial, es documento privado. Pero su finalidad es que el magistrado tome una decisión en relación al mismo. Esa decisión es un documento público. Pero acaso ello convierte el escrito en documento público, porque su finalidad es que se tome una decisión respecto del mismo que va a ser un documento público. La respuesta es no. El tratamiento que se le dé al expediente judicial que contiene documentos privados, los escritos, y las decisiones, resoluciones, adoptadas por la magistratura en sus proveídos sobre tales documentos privados, que sí son públicos, no convierte en públicos los documentos privados, El tratamiento que se le dá a documentos, es una situación posterior a su creación. Y es para calificar los documentos que están en custodia de un funcionario público. 

 

9.- Si la calidad jurídica de documento público la otorga quien crea el documento al suscribirlo, es decir al otorgarlo, no es posible, en consecuencia, señalar que la participación de alguna persona con posterioridad a la creación del documento, transforma lo creado como documento privado a documento público. (C.P.C. artículo 236)

 

B.- Creación del documento público por disposición de ley.

1.- El artículo 235 del C.P.C., numeral 3, asimismo prescribe que son documentos públicos aquellos a los que las leyes otorgan tal condición.

 

2.- En consecuencia, no sólo se crea un documento público en razón de la persona que lo otorga, sinó independientemente de ello, porque así lo dispone la ley.

 

 

4.- Qué significa que un documento privado tenga la calidad o valor o se equipare a un documento publico

4.1.- No se puede cambiar la genética, la naturaleza jurídica privada documental de lo ya creado, ya que ello implicaría dos posibles situaciones:

a.- Otorgar a algunas situaciones especiales posteriores, efectos genéticos jurídicos retroactivos en un documento.

b.- Reconocer la existencia de situaciones especiales con efectos jurídicos genéticos modificatorios en un documento, que se darían desde la ocurrencia posterior a la existencia del documento en adelante.

 

4.2.- El cambio de la naturaleza jurídica de un documento privado como consecuencia de situaciones posteriores a su creación, v.g. una legalización de firmas, es hablar de una mutación del objeto de derecho que no sólo es materia, sinó que ya contiene la representación gráfica de un acto o decisión, y que también contiene en sí mismo un determinado valor probatorio del acto o decisión que representa; siendo ello contrario a lo expresamente dispuesto por el artículo 236 del C.P.C.

 

4.3.- Pero en qué situación nos encontramos cuando el legislador equipara un documento no público o privado con uno público.

“Código Penal

Artículo 433.- Equiparación a documento público

Para los efectos de este Capítulo se equiparan a documentos públicos, los testamentos ológrafo y cerrado, los títulos-valores y los títulos de crédito transmisibles por endoso o al portador.”

 

4.4.- El Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual de Guillermo Cabanellas define las palabras que a continuación se indican, en la forma siguiente:

a.- Equiparar: Asimilar; dar por igual o equivalente. (v. Equiparación.)

b.- Equiparación: Asimilación de categoría, calidades o funciones. Equivalencia que se establece entre cosas diversas, por encontrarlas iguales o muy parecidas tras su comparación o cotejo.

c.- Asimilación: Semejanza, comparación. Analogía. Equiparación. Anexión. Otorgamiento de consideración, jerarquía, atribuciones, honores y derechos iguales a los de otro cuerpo, categoría o servicio.

d.- Valor: En la serie de sentidos metafóricos o abstractos: significación, trascendencia, importancia.

 

4.5.- Cuando la ley, artículo 433 del Código Penal citado, señala que debemos equiparar un documento privado como si fuera público, no dispone su cambio genético jurídico. Dice que, por excepción frente a supuestos específicos indicadas en el propio texto legal Penal, debemos “entender” un documento no público, privado, como si lo fuera; “que la apreciación de ese documento privado frente a la ley penal, si se diere el tipo jurídico penal previsto, debe ser como si fuera documento público”. No es un documento público ni por origen, ni por destino, ni porque la ley dispone que lo sea. Para determinados fines determinados en la ley, resulta equivalente a un documento público 

 

4.6.- Analizando el mencionado artículo 433 del Código Penal, debemos entender lo siguiente:

a.- Qué más privado puede ser un testamento ológrafo cuyo texto es elaborado exclusivamente por el testador, sin intervención del notario;

b.- Qué más privado puede ser un testamento cerrado si el testador lo elabora directamente sólo, y lo entrega dentro de un sobre cerrado al notario para que lo custodie cerrado, en presencia de dos testigos, y el notario no se entera del contenido del documento, sinó hasta la comprobación del mismo como consecuencia del fallecimiento del testador.

c.- Que más privados pueden ser los títulos valores y títulos de crédito que se trasmiten por endoso o al portador, si las firmas de estos, v.g. letra de cambio, o el giro de un cheque, o un título de crédito cualquiera trasmisible por endoso, se realizan sin intervención de notario.

 

4.7.- No se dice en ningún momento que los documentos citados en el numeral precedente sean documentos públicos. Si lo dijera estaríamos en el supuesto del numeral 3 del artículo 235, del C.P.C. Ni tampoco se dice que en lo sucesivo va a ser documentos públicos. Dice que vamos a equipararlos, vamos a considerarlos como si fueran documentos públicos frente a la ley penal. Y sólo frente a ella.

 

4.8.- Si bien su origen es privado, la importancia especial del bien jurídico protegido hace que el legislador los equipare como si fueren documentos públicos, dentro de la en la actividad penal. Por excepción son equivalentes.

 

4.9.- Otro ejemplo, en el área del Derecho Administrativo, podemos encontrar en las Ordenanzas Regionales que para los fines de su impugnación tienen el mismo tratamiento que la ley. No es que sean leyes, pero se impugnan por los mismos mecanismos se que utilizan para impugnar leyes.

“Ley 27867- Ley Orgánica de Gobiernos Regionales

Artículo 38.- Ordenanzas Regionales

Las Ordenanzas Regionales norman asuntos de carácter general, la organización y la administración del Gobierno Regional y reglamentan materias de su competencia…

Artículo 43.- Garantías del ordenamiento regional

Las Ordenanzas y Decretos Regionales pueden impugnarse mediante los mecanismos de acción de inconstitucionalidad y acción popular, respectivamente, en la vía correspondiente.”

 

5.- Documento o instrumento público notarial protocolar o extraprotocolar

5.1.- El artículo 23 del Decreto Legislativo del Notariado establece que son instrumentos públicos notariales los que el notario por mandato de ley o a solicitud de parte, extiende o autoriza dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley.

 

5.2.- El artículo 25 del Decreto Legislativo 1049 prescribe que son Instrumentos Públicos Protocolares las escrituras públicas, instrumentos y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial, al archivo notarial, los que debe conservar y expedir los traslados, copias certificadas, que la ley determina.

 

5.3.- El artículo 26 del mismo cuerpo de normas legales establece que son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función.

 

5.4.- Debe precisarse que, si bien las actas notariales son de naturaleza extraprotocolar, es decir no forman parte del archivo notarial, sin embargo, por excepciones establecidas por la ley, algunas de ellas son extienden en los registros que forman parte del archivo o protocolo notarial. v.g.:

a.- Acta de Protocolización de documentos, expedientes, que la ley, resolución judicial, administrativa, arbitral ordenen; y,

b.- Actas de Transferencias de Vehículos o Bienes muebles registrables.

(Decreto Legislativo del Notariado, artículos 37 e), 64, 65 y 66).   

 

5.5.- En el caso de las escrituras públicas, y las actas protocolares mencionadas, el notario emite testimonios para las partes o cualquier interesado, y para los Registros Públicos, partes notariales.

 

6.- Diferencia entre ambos tipos de instrumentos públicos extraprotocolares: actas y certificaciones.

6.1.- Este tópico resulta absolutamente necesario para despejar toda duda en relación a los dos tipos de documentos extraprotocolares referidos en el Decreto Legislativo 1049, como se sabe Decreto Legislativo del Notariado vigente. Las actas y las certificaciones.

 

6.2.- Para los fines de lo que estamos evaluando, debemos precisar los conceptos de documento e instrumento. Documento es todo aquel soporte, físico, incluyendo al electrónico, que contiene la representación gráfica de un acto o hecho, y que puede, o no, haber sido creado para ser también utilizado a fin de probar lo que representa. Antes de representar algo es un soporte, es un papel, cuando representa acto, un hecho, es un documento.

 

6.3.- Cuando nos referimos a instrumento hacemos referencia a un documento con características específicas y con destino al mundo legal, que contiene no sólo la representación gráfica de un acto o hecho, sinó también está destinado a tener especial eficacia probatoria ante cualquier persona o autoridad. Algunas veces no sólo representa, sinó también constituye el acto, cuando la ley establece dicha formalidad para su existencia.

 

6.4.- El artículo 26 del Decreto Legislativo 1049, tantas veces citado, establece que son instrumentos públicos extraprotocolares;

a.- Las actas,

b.- Certificaciones notariales.

 

6.5.- La norma legal notarial citada, les reconoce a las actas y a las certificaciones, un tratamiento legal diferenciado; no obstante, su común naturaleza notarial material extraprotocolar.

 

Acta notarial

6.6.- El acta notarial es un documento que facciona, el notario, él lo crea. Antes de la facción del acta, el notario dá a conocer su condición de tal, y que su intervención ha sido solicitada para dejar constancia de los hechos que se pueden generar en ese momento.  (Dec. Leg. 1049, artículos 98 y 99)

 

6.7.- En el acta el notario consigna los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observación, a quienes también identifica debidamente a través de sus correspondientes documentos de identidad. (Dec. Leg. 1049, artículo 98).

 

6.8.- Las clases de actas extraprotocolares señaladas en el Decreto Legislativo del Notariado, artículo 94, son las siguientes:

a) De autorización para viaje de menores.

b) De destrucción de bienes.

c) De entrega.

d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas.

e) De licitaciones y concursos.

f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo No. 674, Ley de Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del Estado.

g) De sorteos y de entrega de premios.

h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de certificación digital.

i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad de terceros; y,

j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general.

k) Otras que la ley señale

 

6.9.- No obstante que las actas de autorización de viaje de menor, son documentos extraprotocolares, el notario llevará un índice cronológico de autorizaciones de viaje al interior y al exterior, el mismo que comunicará en la periodicidad, medios u oportunidad que señale el reglamento, a las autoridades respectivas. Ello no quiere decir que custodie copias de las actas, sólo tiene un registro cronológico de las actas que extendió.

 

6.10.- Como se ha podido apreciar, al acta notarial, a solicitud de parte interesada,  es elaborada, creada por el notario, quien antes de iniciar el ejercicio de su facultad fedante se ha identificado como notario ante las personas presentes, explicando la razón de su presencia, iniciando la redacción del acta, donde va dejando constancia de lo quienes están presentes, y de lo que va ocurriendo ante él; y al concluir la razón de su presencia, lee a los presentes el texto del acta; toma la declaración de ellos si desean dejar constancia de algo; e identificando a los presentes a través de sus correspondientes documentos  de identidad, firman el acta redactada.

 

6.11.- Es un documento público notarial perfecto, creado por un notario, extendido por él mismo, quien identificó debidamente a las personas que estuvieron presentes al momento de extender el acta correspondiente. Luego de ello se entrega el original del acta al interesado; por ello su calidad extraprotocolar, fuera del protocolo o archivo notarial.

 

6.12.- No cabe la certificación de firmas en un acta notarial, por cuanto el notario ha identificado debidamente a quienes suscriben la misma, e incluso les ha tomado su declaración, si así lo hubieren querido.

 

6.13.- No obstante, lo señalado en el numeral precedente, que por sí mismo resulta absolutamente lógico, el artículo 106 del Decreto Legislativo del Notariado prescribe con toda claridad que, el notario certificará firmas, legalizará firmas, en documentos privados; y, al ser un acta notarial un documento público, no es posible legalmente certificar o legalizar las firmas de quienes aparecen firmando las mismas.,

 

Certificaciones 

6.14.- Documento o instrumento extraprotocolar que contiene una certificación o legalización notarial, es aquél documento donde consta una adveración jurídica de hechos o circunstancias ocurridos en el ejercicio funcional notarial.

 

6.15.- Adveración. La adveración es la acción y el efecto de adverar, es decir, declarar, asegurar dar por cierto algo.

Sinónimos comunes de adverar son: Certificación, autenticación, atestiguamiento o confirmación.

 

6.16.- Para los fines de adverar o certificar notarialmente algún hecho o circunstancia, el documento debe haber sido ya creado. El documento privado ya existe; y a ese documento privado se la agrega, se le adiciona, en el mismo soporte, una adveración o certificación específica, que contiene la certificación notarial de lo que el notario hubiere certificado, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 95, 98 a 116 del Decreto Legislativo 1049.

 

6.17.- Lo que constituye instrumento notarial extraprotocolar es el texto de la certificación, no es el documento privado en cuyo soporte puede haberse extendido la misma, y ello por algo muy sencillo.

 

6.18.- Acaso cuando la certificación se extiende en el mismo documento privado, la certificación notarial convierte en público dicho documento, por el lugar donde se extiende la certificación?

 

6.19.- Pero que sucedería si la certificación se extiende en papel adicional, porque físicamente ya no era posible extenderla sin poner en riesgo el entendimiento del contenido del documento privado; acaso, en este ejemplo, no podríamos calificar el documento privado como público porque la certificación notarial ya no estaba en su soporte.?

 

6.20.- Los ejemplos referidos en los numerales 6.18 y 6.19 precedentes, en cuanto al análisis de certificaciones notariales por su ubicación, no resiste análisis lógico alguno.

 

6.21.- El soporte, documento privado que ya existe, donde se extiende la certificación notarial, no muta su naturaleza jurídica documental privada al recibir en su soporte una certificación proveniente de función pública, habida cuenta que el acto que crea el documento es privado. Lo público es la certificación notarial adicionada al documento luego de su creación.

 

6.22.- Igual razonamiento se puede tener cuando se presenta un escrito o una solicitud ante una autoridad pública, y se sella como cargo de recepción la copia del documento presentado. En este caso, qué es lo público, la copia de la solicitud, o el sello de recepción que constituye una constancia de recepción de la entidad estadual impresa por un funcionario público que recibió el documento. Evidentemente sólo el sello.  

 

6.23.- El Decreto Legislativo del Notariado, artículo 95, dispone cuáles son ls clases de certificaciones notariales:

“Artículo 95. Clases de certificaciones

Son certificaciones:

a) La entrega de cartas notariales.

b) La expedición de copias certificadas.

c) La certificación de firmas.

d) La certificación de reproducciones.

e) La certificación de apertura de libros.

f) La constatación de supervivencia.

g) La constatación domiciliaria; y,

h) Otras que la ley determine.

 

6.24.- Toda vez que, en las certificaciones notariales el notario interviene luego de que el documento ya ha sido creado, y produce sus propios efectos, Uds. señalarán, estimados curiosos, cuál es la razón por la cual se determinan como certificaciones notariales, artículo 95 literales f) y g), la constatación de supervivencia y la constatación domiciliaria, si en ellas el notario recién crea el documento y deja constancia de la supervivencia y/o domicilio de una persona, tomando declaraciones y quienes otorgan las mismas firman el documento notarial. Ello tiene la absoluta característica de un acta, no de una certificación.

 

6.25.- Si, en efecto; las características propias de la certificación de constatación de supervivencia y la domiciliaria corresponden a actas. Dirán que constituyen un error de clasificación. No lo entendemos así. No debemos partir de la calificar un texto legal como error. Si fuere así, encontraríamos antinomias en todo momento.

 

6.26.- Siendo absolutamente positivistas, la ley crea el concepto legal, dichos documentos están calificados directamente por la ley como certificaciones, razón por la cual, no obstante que su proceso creativo corresponde a la de un acta, la ley expresamente las denomina certificaciones, por lo cuál son certificaciones; se encuentra dentro del concepto, otros que la ley determina. (Dec. Leg. 1049, artículo 95 literal h).

 

6.27.- De otro lado, en cuanto a la entrega de cartas por conducto notarial, el notario certifica la entrega de la carta en la dirección del destinatario consignada en la carta. Lo público es la certificación notarial de la entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento. La carta no es documento público. (Dec. Leg. 1049, artículo 100).

 

6.28.- En la copia certificada, lo que emite un notario, es la transcripción literal o de la parte pertinente de actas y demás documentos privados que se encuentran en un libro, con la certificación de la apertura del libro u hojas sueltas, folios de los que consta la certificación, y donde obran las actas originales, y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido. Esta certificación es el instrumento publico notarial, el acta original sigue siendo documento privado e incluso, la copia del documento privado sigue siendo privado. (Dec. Leg. 1049 artículo 104).

 

6.29.- La certificación de firmas, sólo se hacen en documentos privados. La certificación de firmas es lo público, el documento sigue siendo privado. (Dec. Leg. 1049 artículo 106)

 

6.30.- En la certificación de reproducciones, un notario certifica reproducciones obtenidas por cualquier medio idóneo, certificando con su firma que la reproducción guarda absoluta correspondencia con el original, Lo público es la certificación, el documento reproducido sigue siendo privado. (Dec. Leg. 110)

 

6.31.- En la certificación de apertura de libros, el notario certifica que determinado libro va a ser utilizado para determinada finalidad. Lo único público e la certificación; todas las actas extendidas en dicho libro son privados. (Dec. Leg. 1049 artículo 112)

 

Conclusiones entre acta y certificación notarial

6.32.- No cabe dudad alguna que el acta constituye documento público notarial, tanto la extraprotocolar como la protocolar, por cuanto ambas han sido elaboradas, creadas por el notario.

 

6.33.- De otro lado, en cuanto a las certificaciones y/o legalizaciones concierne, el texto que contiene la actuación notarial, certificación o legalización, es el que constituye el instrumento público notarial extraprotocolar, y el texto puede estar en el documento soporte original donde consta lo que constituye materia de la adveración notarial, o en documento adicionado.

 

6.34.- Debemos recordar siempre que el artículo 236 del C.P.C. dispone que la legalización o certificación de un documento privado no lo convierte en público, razón por la cual hace referencia directa a los soportes, documentos privados, donde constan, se han extendido, las certificaciones notariales antes consideradas, todas contenidas en el artículo 95 del Dec. Leg. 1049. 

 

 Lima, 10 de agosto del 2,026

 Jorge Ernesto Velarde Sussoni

          Notario de Lima