Estimados
curiosos:
El
tema que nos toca tratar en estas líneas, es el relacionado con el documento.
Si, estamos refiriéndonos a ese soporte sobre el que se encuentra la
representación de algo.
Veamos.
1.- Documento. Definición
1.1.-La
palabra documento, proviene del latín docu mentum. Docu se deriva del verbo
latino docere, que significa enseñar o instruir, mostrar o hacer saber. De la
misma raíz provienen las palabras docencia y docente. -mentum: Subfijo latino
que indica resultado, medio o instrumento.
1.2.-Podemos
decir que en su evolución un documento se inició como "un medio para
enseñar", hasta convertirse en un término para referirnos a prueba,
testimonio o evidencia escrita sobre un hecho. Un documento es una
representación gráfica del pensamiento.
1.3.-En forma
genérica podemos citar el artículo 225 del Código Civil, en adelante C.C., que
dispone lo siguiente:
“Artículo
225.- Acto y documento
No
debe confundirse el acto con el documento que sirve para probarlo. Puede
subsistir el acto aunque el documento se declare nulo.”
1.4.-En el
mismo sentido regula el Código Procesal Civil, en adelante C.P.C. artículos 233
y 237.
“Artículo
233.- Documento
Es
todo escrito u objeto que sirve para acreditar un hecho.”
“Artículo
237.- Documento y acto
Son
distintos el documento y su contenido. Puede subsistir éste, aunque el primero,
sea declarado nulo.”
1.5.-Como
podemos apreciar, usualmente cuando se hace referencia al concepto documento,
sólo lo percibimos como soporte, sin percatarnos que éste puede ser un papel
escrito o cualquier objeto, y que debemos diferenciar el soporte con el hecho o
circunstancia que se acredita a través de ese soporte, en forma escrita u otra
forma, v.g. imágenes, dibujos, etc.
1.6.- Si bien,
como se ha dicho, en forma genérica no debemos confundir el acto con el
documento que sirva para probarlo; y ello, porque prima el principio de la
autonomía de la voluntad y, como consecuencia de ello, el de elección del
soporte donde se representa dicha manifestación de voluntad.
“Código
Civil
Artículo
143.- Libertad de forma
Cuando
la ley no designe una forma específica para un acto jurídico, los interesados
pueden usar la que juzguen conveniente.”
1.7.- No
debemos dejar de lado que en el mundo del Derecho existen normas legales
imperativas, las que no están sujetas a la discrecionalidad de las personas,
que prescriben, en cuanto a determinados tipos de actos, que su existencia ésta
condicionada a formalidad específica.
“Código
Civil
Artículo
1304.- Formalidad de la transacción
La
transacción debe hacerse por escrito, bajo sanción de nulidad, o por petición al
juez que conoce el litigio.
Artículo
1624.- Donación por escrito de bienes muebles
Si
el valor de los bienes muebles excede el límite fijado en el artículo 1623, la
donación se deberá hacer por escrito de fecha cierta, bajo sanción de nulidad.”
1.8.- En los
casos citados, la forma no sólo es un medio probatorio del acto, el soporte no
sólo tiene la representación gráfica de la manifestación de voluntad, la forma
constituye la manifestación de voluntad. El incumplimiento de la forma,
ocasiona que el acto no exista.
1.9.- El
artículo 234 del C.P.C. nos permite identificar un conjunto de objetos,
soportes con características comunes, que conforman una agrupación específica,
que nos permite conceptualizar determinados objetos bajo una misma clase o
categoría, criterio o concepto, para los fines de ley.
“Artículo
234.- Clases de documentos
Son
documentos los escritos públicos o privados, los impresos, fotocopias, facsímil
o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas
cinematográficas, microformas tanto en la modalidad de microfilm como en la
modalidad de soportes informáticos, y otras reproducciones de audio o video, la
telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen
algún hecho, o una actividad humana o su resultado.”
1.10.- Esta
norma legal citada establece qué soportes debemos entender bajo la calificación
de documento; es decir, desde donde puede evidenciarse algo, y a través de los
cuales se prueba algo.
2.- Documentos públicos y privados
2.1.-De la
lectura de las primeras palabras del artículo 234 del C.P.C. antes citado,
encontramos lo siguiente: “Son documentos los escritos públicos o privados..”,
razón por la cual se analizarán ambos tipos.
2.2.- Documentos
Públicos
Los
criterios que debemos tener en cuenta para calificar un documento como público,
los encontramos en el artículo 235 del C.P.C.:
“Artículo
235.- Documento público
Es
documento público:
1.-
El otorgado por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones;
2.-
La escritura pública y demás documentos otorgados ante o por notario público,
según la ley de la materia; y
3.-
Todo aquel al que las leyes especiales le otorguen dicha condición.
La
copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está
certificada por auxiliar jurisdiccional respectivo, notario público o
fedatario, según corresponda.”
2.3- Documentos
Privados
En
cuanto al documento privado, su definición la podemos encontrar en el artículo
236 del C.P.C, y no está conceptualizada en forma afirmativa o descriptiva, lo
hace en forma negativa.
“Artículo
236.- Documento privado
Es
el que no tiene las características del documento público. La legalización o
certificación de un documento privado no lo convierte en público.”
3.- Naturaleza Jurídica documental
3.1.- La
búsqueda de la naturaleza jurídica, siendo un mecanismo de interpretación
técnico legal, nos permite determinar cuál es el concepto original desde el
cual se derivan todos criterios que informan un grupo normativo específico.
3.2.- En
consecuencia, en la ley debemos encontrar el derrotero que nos va a conducir
hacia el origen jurídico del concepto “documento” y su desarrollo, para con
ello entender e individualizar la o las características que nos permitan
reconocer, en nuestro caso, la existencia de un documento como público o
privado.
3.3.-Esa es su
naturaleza jurídica, es su origen jurídico, a partir de donde podemos concluir
si un documento es público o privado. No debemos confundir su origen fáctico,
material, de soporte, con la característica y consideración que se le debe
tener a ese soporte material, a partir de su identificación con las
características establecidas por ley para ser reconocido como uno u otro tipo
de documento; y las consecuencias de tal consideración.
3.4.- La
característica jurídica única que determina la creación y existencia de un
documento como público o privado en la legislación nacional, es la persona que
lo crea, que lo otorga. (C.P.C. artículos 235 y 236)
3.5.-Documento
privado
El
legislador ha establecido como criterio para calificar un documento como
privado, la técnica de “interpretación en contrario” ó “contrario sensu” del
texto legal, por el cual se califica a un documento como público. C.P.C.
artículo 236. Es documento privado el que no tiene las características del
documento público.
3.6.-Documento
público
En
cuanto al documento público concierne, los criterios para calificar como tal un
documento están contenidos en el artículo 235 del C.P.C., el mismo que en sus
numerales 1 y 2 disponen que la calidad de documento público la dan las personas
que otorgan el documento, funcionario público y notario; y en el numeral
3 se prescribe que son documentos públicos aquellos a los que las leyes otorgan
tal condición.
Comenzaremos
con lo dispuesto en los numerales 1 y 2.
A.- Creación
del documento público por manifestación de voluntad
1- El
momento a partir del cual aparece el documento público como tal, es
cuando recibe de su otorgante, mediante su firma, la descarga de la fé pública
de la cual está imbuido quien ejerce función pública. Tal traslación de función
pública con la que actúa el funcionario público o quien ejerce función pública,
en todos los actos en los que ejercita la misma, transforman el soporte papel
privado en documento público, contenedor de la representación gráfica de algo,
y medio probatorio especial de lo que representa.
2.- Por ello
para calificar un documento como público:
a.-
No resulta determinante el objeto del acto que representa el documento o el
objeto del documento en sí.
b.-
No es determinante la finalidad del acto representado en el documento, o la
finalidad o el destino final del documento en sí.
c.-
Tampoco es determinante el soporte papel, donde está representada o constan
voluntades, circunstancias.
3.-Como
ejemplo de lo señalado en el numeral precedente, podemos tomar el supuesto de una minuta,
documento privado, que ha sido transcrito con posterioridad en formato de
escritura pública, papel especial, pero ésta, la escritura pública, no ha sido
firmada por ninguno de los otorgantes de la minuta, o habiendo sido firmada por
uno o incluso todos los otorgantes, no ha sido firmada por el notario; en este
ejemplo no existe documento público, ya que no existe el traslado de la fé
pública de su autor, el notario, al documento.
4.- Podemos
acaso decir que la minuta sí es documento público por finalidad pero la
escritura no lo es porque no ha sido suscrita por el notario? Cuál es la razón
por la cual tendríamos que acudir al Poder Judicial el otorgamiento de una
escritura pública, si la minuta por finalidad ya es documento público? Si la
minuta ya es documento público por finalidad, porqué no se admite como
documento público para su inscripción registral, cuando los documentos públicos
sí tienen calidad para inscribirse?
5.- De otro
lado, igual sucede con una Resolución Suprema, o Ministerial, por más que el
texto se encuentre extendido en el formato respectivo, si no tiene la firma de
un Ministro y la del Presidente de la República, en el caso de la Resolución
Suprema, o del Ministro del sector, en el caso de la Resolución Ministerial, no
existe expresión de voluntad, no existe disposición alguna, y, por ende, no
existe documento público
6.- Igual
criterio se debe tener cuando un ciudadano solicita algo a la administración
pública, y ésta se pronuncia a través de un acto administrativo. Acaso el
documento que contiene la solicitud es documento público por finalidad. La
respuesta es no. El documento público es el que contiene la decisión, no el que
contiene la solicitud de un privado que va a ser materia de análisis y
posterior decisión contenida en un documento de naturaleza pública.
7.-Del mismo
modo, podemos tomar como ejemplo a un proyecto de sentencia o proveído
judicial, que no ha sido suscrita por el Magistrado y por el auxiliar
jurisdiccional; por más que se encuentre el texto en formato papel y en los
archivos de la computadora del Juez como proyecto final, si no está firmada por
el Juez, ya que la facultad pública del magistrado la traslada al documento con
su firma, este documento sin firma no tiene la calidad de documento público.
Sólo es un soporte.
8.- En cuanto
a un escrito presentado en el Poder Judicial, es documento privado. Pero su
finalidad es que el magistrado tome una decisión en relación al mismo. Esa
decisión es un documento público. Pero acaso ello convierte el escrito en
documento público, porque su finalidad es que se tome una decisión respecto del
mismo que va a ser un documento público. La respuesta es no. El tratamiento que
se le dé al expediente judicial que contiene documentos privados, los escritos,
y las decisiones, resoluciones, adoptadas por la magistratura en sus proveídos
sobre tales documentos privados, que sí son públicos, no convierte en públicos
los documentos privados, El tratamiento que se le dá a documentos, es una
situación posterior a su creación. Y es para calificar los documentos que están
en custodia de un funcionario público.
9.- Si la
calidad jurídica de documento público la otorga quien crea el documento al
suscribirlo, es decir al otorgarlo, no es posible, en consecuencia, señalar que
la participación de alguna persona con posterioridad a la creación del
documento, transforma lo creado como documento privado a documento público.
(C.P.C. artículo 236)
B.- Creación
del documento público por disposición de ley.
1.- El
artículo 235 del C.P.C., numeral 3, asimismo prescribe que son documentos
públicos aquellos a los que las leyes otorgan tal condición.
2.- En
consecuencia, no sólo se crea un documento público en razón de la persona que
lo otorga, sinó independientemente de ello, porque así lo dispone la ley.
4.- Qué significa que un documento privado tenga la
calidad o valor o se equipare a un documento publico
4.1.- No se
puede cambiar la genética, la naturaleza jurídica privada documental de lo ya
creado, ya que ello implicaría dos posibles situaciones:
a.-
Otorgar a algunas situaciones especiales posteriores, efectos genéticos
jurídicos retroactivos en un documento.
b.-
Reconocer la existencia de situaciones especiales con efectos jurídicos genéticos
modificatorios en un documento, que se darían desde la ocurrencia posterior a
la existencia del documento en adelante.
4.2.- El
cambio de la naturaleza jurídica de un documento privado como consecuencia de
situaciones posteriores a su creación, v.g. una legalización de firmas, es
hablar de una mutación del objeto de derecho que no sólo es materia, sinó que
ya contiene la representación gráfica de un acto o decisión, y que también
contiene en sí mismo un determinado valor probatorio del acto o decisión que
representa; siendo ello contrario a lo expresamente dispuesto por el artículo
236 del C.P.C.
4.3.- Pero en
qué situación nos encontramos cuando el legislador equipara un documento no
público o privado con uno público.
“Código
Penal
Artículo
433.- Equiparación a documento público
Para
los efectos de este Capítulo se equiparan a documentos públicos, los
testamentos ológrafo y cerrado, los títulos-valores y los títulos de crédito
transmisibles por endoso o al portador.”
4.4.- El
Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual de Guillermo Cabanellas define las
palabras que a continuación se indican, en la forma siguiente:
a.-
Equiparar: Asimilar; dar por igual o equivalente. (v. Equiparación.)
b.-
Equiparación: Asimilación de categoría, calidades o funciones. Equivalencia que
se establece entre cosas diversas, por encontrarlas iguales o muy parecidas
tras su comparación o cotejo.
c.-
Asimilación: Semejanza, comparación. Analogía. Equiparación. Anexión.
Otorgamiento de consideración, jerarquía, atribuciones, honores y derechos
iguales a los de otro cuerpo, categoría o servicio.
d.-
Valor: En la serie de sentidos metafóricos o abstractos: significación,
trascendencia, importancia.
4.5.- Cuando la
ley, artículo 433 del Código Penal citado, señala que debemos equiparar un
documento privado como si fuera público, no dispone su cambio genético
jurídico. Dice que, por excepción frente a supuestos específicos indicadas en
el propio texto legal Penal, debemos “entender” un documento no público,
privado, como si lo fuera; “que la apreciación de ese documento privado frente
a la ley penal, si se diere el tipo jurídico penal previsto, debe ser como si
fuera documento público”. No es un documento público ni por origen, ni por
destino, ni porque la ley dispone que lo sea. Para determinados fines
determinados en la ley, resulta equivalente a un documento público
4.6.-
Analizando el mencionado artículo 433 del Código Penal, debemos entender lo
siguiente:
a.-
Qué más privado puede ser un testamento ológrafo cuyo texto es elaborado
exclusivamente por el testador, sin intervención del notario;
b.-
Qué más privado puede ser un testamento cerrado si el testador lo elabora
directamente sólo, y lo entrega dentro de un sobre cerrado al notario para que
lo custodie cerrado, en presencia de dos testigos, y el notario no se entera
del contenido del documento, sinó hasta la comprobación del mismo como
consecuencia del fallecimiento del testador.
c.- Que más
privados pueden ser los títulos valores y títulos de crédito que se trasmiten
por endoso o al portador, si las firmas de estos, v.g. letra de cambio, o el
giro de un cheque, o un título de crédito cualquiera trasmisible por endoso, se
realizan sin intervención de notario.
4.7.- No se
dice en ningún momento que los documentos citados en el numeral precedente sean
documentos públicos. Si lo dijera estaríamos en el supuesto del numeral 3 del
artículo 235, del C.P.C. Ni tampoco se dice que en lo sucesivo va a ser documentos
públicos. Dice que vamos a equipararlos, vamos a considerarlos como si fueran
documentos públicos frente a la ley penal. Y sólo frente a ella.
4.8.- Si bien
su origen es privado, la importancia especial del bien jurídico protegido hace
que el legislador los equipare como si fueren documentos públicos, dentro de la
en la actividad penal. Por excepción son equivalentes.
4.9.- Otro
ejemplo, en el área del Derecho Administrativo, podemos encontrar en las
Ordenanzas Regionales que para los fines de su impugnación tienen el mismo
tratamiento que la ley. No es que sean leyes, pero se impugnan por los mismos
mecanismos se que utilizan para impugnar leyes.
“Ley
27867- Ley Orgánica de Gobiernos Regionales
Artículo
38.- Ordenanzas Regionales
Las
Ordenanzas Regionales norman asuntos de carácter general, la organización y la
administración del Gobierno Regional y reglamentan materias de su competencia…
Artículo
43.- Garantías del ordenamiento regional
Las
Ordenanzas y Decretos Regionales pueden impugnarse mediante los mecanismos de
acción de inconstitucionalidad y acción popular, respectivamente, en la vía
correspondiente.”
5.- Documento o instrumento público notarial protocolar o
extraprotocolar
5.1.- El
artículo 23 del Decreto Legislativo del Notariado establece que son
instrumentos públicos notariales los que el notario por mandato de ley o a
solicitud de parte, extiende o autoriza dentro de los límites de su competencia
y con las formalidades de ley.
5.2.- El
artículo 25 del Decreto Legislativo 1049 prescribe que son Instrumentos Públicos
Protocolares las escrituras públicas, instrumentos y demás actas
que el notario incorpora al protocolo notarial, al archivo notarial, los
que debe conservar y expedir los traslados, copias certificadas, que la ley
determina.
5.3.- El
artículo 26 del mismo cuerpo de normas legales establece que son instrumentos
públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones
notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le
conste al notario por razón de su función.
5.4.- Debe
precisarse que, si bien las actas notariales son de naturaleza extraprotocolar,
es decir no forman parte del archivo notarial, sin embargo, por excepciones
establecidas por la ley, algunas de ellas son extienden en los registros
que forman parte del archivo o protocolo notarial. v.g.:
a.-
Acta de Protocolización de documentos, expedientes, que la ley, resolución
judicial, administrativa, arbitral ordenen; y,
b.-
Actas de Transferencias de Vehículos o Bienes muebles registrables.
(Decreto
Legislativo del Notariado, artículos 37 e), 64, 65 y 66).
5.5.- En el
caso de las escrituras públicas, y las actas protocolares mencionadas, el
notario emite testimonios para las partes o cualquier interesado, y para los
Registros Públicos, partes notariales.
6.- Diferencia entre ambos tipos de instrumentos públicos
extraprotocolares: actas y certificaciones.
6.1.- Este
tópico resulta absolutamente necesario para despejar toda duda en relación a
los dos tipos de documentos extraprotocolares referidos en el Decreto
Legislativo 1049, como se sabe Decreto Legislativo del Notariado vigente. Las
actas y las certificaciones.
6.2.- Para los
fines de lo que estamos evaluando, debemos precisar los conceptos de documento
e instrumento. Documento es todo aquel soporte, físico, incluyendo al
electrónico, que contiene la representación gráfica de un acto o hecho, y que
puede, o no, haber sido creado para ser también utilizado a fin de probar lo
que representa. Antes de representar algo es un soporte, es un papel, cuando
representa acto, un hecho, es un documento.
6.3.- Cuando
nos referimos a instrumento hacemos referencia a un documento con
características específicas y con destino al mundo legal, que contiene no sólo
la representación gráfica de un acto o hecho, sinó también está destinado a
tener especial eficacia probatoria ante cualquier persona o autoridad. Algunas
veces no sólo representa, sinó también constituye el acto, cuando la ley
establece dicha formalidad para su existencia.
6.4.- El
artículo 26 del Decreto Legislativo 1049, tantas veces citado, establece que
son instrumentos públicos extraprotocolares;
a.-
Las actas,
b.-
Certificaciones notariales.
6.5.- La norma
legal notarial citada, les reconoce a las actas y a las certificaciones, un
tratamiento legal diferenciado; no obstante, su común naturaleza notarial
material extraprotocolar.
Acta notarial
6.6.- El acta
notarial es un documento que facciona, el notario, él lo crea. Antes de
la facción del acta, el notario dá a conocer su condición de tal, y que su
intervención ha sido solicitada para dejar constancia de los hechos que se
pueden generar en ese momento. (Dec.
Leg. 1049, artículos 98 y 99)
6.7.- En el
acta el notario consigna los actos, hechos o circunstancias que presencie o le
conste y que no sean de competencia de otra función. Las actas podrán ser
suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observación, a
quienes también identifica debidamente a través de sus correspondientes
documentos de identidad. (Dec. Leg. 1049, artículo 98).
6.8.- Las
clases de actas extraprotocolares señaladas en el Decreto Legislativo del
Notariado, artículo 94, son las siguientes:
a)
De autorización para viaje de menores.
b)
De destrucción de bienes.
c)
De entrega.
d)
De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas.
e)
De licitaciones y concursos.
f)
De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo No. 674,
Ley de Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del Estado.
g)
De sorteos y de entrega de premios.
h)
De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de
certificación digital.
i)
De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad de
terceros; y,
j)
De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general.
k)
Otras que la ley señale
6.9.- No
obstante que las actas de autorización de viaje de menor, son documentos
extraprotocolares, el notario llevará un índice cronológico de autorizaciones
de viaje al interior y al exterior, el mismo que comunicará en la periodicidad,
medios u oportunidad que señale el reglamento, a las autoridades respectivas.
Ello no quiere decir que custodie copias de las actas, sólo tiene un registro
cronológico de las actas que extendió.
6.10.- Como se
ha podido apreciar, al acta notarial, a solicitud de parte interesada, es elaborada, creada por el notario, quien
antes de iniciar el ejercicio de su facultad fedante se ha identificado como
notario ante las personas presentes, explicando la razón de su presencia,
iniciando la redacción del acta, donde va dejando constancia de lo quienes
están presentes, y de lo que va ocurriendo ante él; y al concluir la razón de
su presencia, lee a los presentes el texto del acta; toma la declaración de
ellos si desean dejar constancia de algo; e identificando a los presentes a
través de sus correspondientes documentos
de identidad, firman el acta redactada.
6.11.- Es un
documento público notarial perfecto, creado por un notario, extendido por él
mismo, quien identificó debidamente a las personas que estuvieron presentes al
momento de extender el acta correspondiente. Luego de ello se entrega el original
del acta al interesado; por ello su calidad extraprotocolar, fuera del
protocolo o archivo notarial.
6.12.- No cabe
la certificación de firmas en un acta notarial, por cuanto el notario ha
identificado debidamente a quienes suscriben la misma, e incluso les ha tomado
su declaración, si así lo hubieren querido.
6.13.- No
obstante, lo señalado en el numeral precedente, que por sí mismo resulta
absolutamente lógico, el artículo 106 del Decreto Legislativo del Notariado
prescribe con toda claridad que, el notario certificará firmas, legalizará
firmas, en documentos privados; y, al ser un acta notarial un documento
público, no es posible legalmente certificar o legalizar las firmas de quienes
aparecen firmando las mismas.,
Certificaciones
6.14.- Documento
o instrumento extraprotocolar que contiene una certificación o legalización
notarial, es aquél documento donde consta una adveración jurídica de hechos o
circunstancias ocurridos en el ejercicio funcional notarial.
6.15.- Adveración.
La adveración es la acción y el efecto de adverar, es decir, declarar, asegurar
dar por cierto algo.
Sinónimos
comunes de adverar son: Certificación, autenticación, atestiguamiento o
confirmación.
6.16.- Para los
fines de adverar o certificar notarialmente algún hecho o circunstancia, el
documento debe haber sido ya creado. El documento privado ya existe; y a ese
documento privado se la agrega, se le adiciona, en el mismo soporte, una
adveración o certificación específica, que contiene la certificación notarial
de lo que el notario hubiere certificado, de acuerdo con lo dispuesto en el
artículo 95, 98 a 116 del Decreto Legislativo 1049.
6.17.- Lo que
constituye instrumento notarial extraprotocolar es el texto de la
certificación, no es el documento privado en cuyo soporte puede haberse
extendido la misma, y ello por algo muy sencillo.
6.18.- Acaso
cuando la certificación se extiende en el mismo documento privado, la
certificación notarial convierte en público dicho documento, por el lugar donde
se extiende la certificación?
6.19.- Pero que
sucedería si la certificación se extiende en papel adicional, porque
físicamente ya no era posible extenderla sin poner en riesgo el entendimiento
del contenido del documento privado; acaso, en este ejemplo, no podríamos
calificar el documento privado como público porque la certificación notarial ya
no estaba en su soporte.?
6.20.- Los
ejemplos referidos en los numerales 6.18 y 6.19 precedentes, en cuanto al
análisis de certificaciones notariales por su ubicación, no resiste análisis
lógico alguno.
6.21.- El
soporte, documento privado que ya existe, donde se extiende la certificación
notarial, no muta su naturaleza jurídica documental privada al recibir en su
soporte una certificación proveniente de función pública, habida cuenta que el
acto que crea el documento es privado. Lo público es la certificación notarial
adicionada al documento luego de su creación.
6.22.- Igual
razonamiento se puede tener cuando se presenta un escrito o una solicitud ante
una autoridad pública, y se sella como cargo de recepción la copia del
documento presentado. En este caso, qué es lo público, la copia de la
solicitud, o el sello de recepción que constituye una constancia de recepción
de la entidad estadual impresa por un funcionario público que recibió el
documento. Evidentemente sólo el sello.
6.23.- El
Decreto Legislativo del Notariado, artículo 95, dispone cuáles son ls clases de
certificaciones notariales:
“Artículo
95. Clases de certificaciones
Son
certificaciones:
a)
La entrega de cartas notariales.
b)
La expedición de copias certificadas.
c)
La certificación de firmas.
d)
La certificación de reproducciones.
e)
La certificación de apertura de libros.
f)
La constatación de supervivencia.
g)
La constatación domiciliaria; y,
h)
Otras que la ley determine.
6.24.- Toda vez
que, en las certificaciones notariales el notario interviene luego de que el
documento ya ha sido creado, y produce sus propios efectos, Uds. señalarán,
estimados curiosos, cuál es la razón por la cual se determinan como certificaciones
notariales, artículo 95 literales f) y g), la constatación de supervivencia y
la constatación domiciliaria, si en ellas el notario recién crea el documento y
deja constancia de la supervivencia y/o domicilio de una persona, tomando
declaraciones y quienes otorgan las mismas firman el documento notarial. Ello
tiene la absoluta característica de un acta, no de una certificación.
6.25.- Si, en
efecto; las características propias de la certificación de constatación de
supervivencia y la domiciliaria corresponden a actas. Dirán que constituyen un
error de clasificación. No lo entendemos así. No debemos partir de la calificar
un texto legal como error. Si fuere así, encontraríamos antinomias en todo
momento.
6.26.- Siendo
absolutamente positivistas, la ley crea el concepto legal, dichos documentos
están calificados directamente por la ley como certificaciones, razón por la
cual, no obstante que su proceso creativo corresponde a la de un acta, la ley
expresamente las denomina certificaciones, por lo cuál son certificaciones; se
encuentra dentro del concepto, otros que la ley determina. (Dec. Leg. 1049,
artículo 95 literal h).
6.27.- De otro
lado, en cuanto a la entrega de cartas por conducto notarial, el notario
certifica la entrega de la carta en la dirección del destinatario consignada en
la carta. Lo público es la certificación notarial de la entrega o de las
circunstancias de su diligenciamiento. La carta no es documento público. (Dec.
Leg. 1049, artículo 100).
6.28.- En la
copia certificada, lo que emite un notario, es la transcripción literal o de la
parte pertinente de actas y demás documentos privados que se encuentran en un
libro, con la certificación de la apertura del libro u hojas sueltas, folios de
los que consta la certificación, y donde obran las actas originales, y otras
circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido.
Esta certificación es el instrumento publico notarial, el acta original sigue
siendo documento privado e incluso, la copia del documento privado sigue siendo
privado. (Dec. Leg. 1049 artículo 104).
6.29.- La
certificación de firmas, sólo se hacen en documentos privados. La certificación
de firmas es lo público, el documento sigue siendo privado. (Dec. Leg. 1049
artículo 106)
6.30.- En la
certificación de reproducciones, un notario certifica reproducciones obtenidas
por cualquier medio idóneo, certificando con su firma que la reproducción
guarda absoluta correspondencia con el original, Lo público es la
certificación, el documento reproducido sigue siendo privado. (Dec. Leg. 110)
6.31.- En la
certificación de apertura de libros, el notario certifica que determinado libro
va a ser utilizado para determinada finalidad. Lo único público e la
certificación; todas las actas extendidas en dicho libro son privados. (Dec.
Leg. 1049 artículo 112)
Conclusiones entre acta y certificación notarial
6.32.- No cabe
dudad alguna que el acta constituye documento público notarial, tanto la
extraprotocolar como la protocolar, por cuanto ambas han sido elaboradas,
creadas por el notario.
6.33.- De otro
lado, en cuanto a las certificaciones y/o legalizaciones concierne, el texto
que contiene la actuación notarial, certificación o legalización, es el que
constituye el instrumento público notarial extraprotocolar, y el texto puede
estar en el documento soporte original donde consta lo que constituye materia
de la adveración notarial, o en documento adicionado.
6.34.- Debemos
recordar siempre que el artículo 236 del C.P.C. dispone que la legalización o
certificación de un documento privado no lo convierte en público, razón por la
cual hace referencia directa a los soportes, documentos privados, donde
constan, se han extendido, las certificaciones notariales antes consideradas,
todas contenidas en el artículo 95 del Dec. Leg. 1049.
Notario de Lima
